Yhdistyksen säännöt

Helsingin yliopiston roolipeliyhdistyksen säännöt

Olemme virallisesti rekisteröity yhdistys, ja yhdistysrekisteri on hyväksynyt sääntömme

  • Hyväksytty perustavassa kokouksessa 25.10.1994
  • Muutettu yhdistyksen kokouksessa 21.2.1996
  • Muutettu yhdistyksen kokouksessa 22.3.1996
  • Muutettu yhdistyksen kokouksessa 22.5.1997
  • Muutettu yhdistyksen kokouksessa 22.11.1997
  • Muutettu yhdistyksen kokouksessa 23.8.1998
  • Muutettu yhdistyksen kokouksessa 22.11.1998
  • Muutettu yhdistyksen kokouksessa 26.11.2000

1 Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Alter Ego ry. ja sen kotipaikka on Helsinki.

2 Tarkoitus ja toiminta

Yhdistyksen tarkoituksena on edistää ja kehittää roolipeliharrastusta. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys tarjoaa pelitiloja ja -mahdollisuuksia yhdistyksen jäsenille ja järjestää yhteisiä tilaisuuksia ja harjoittaa mahdollisuuksien mukaan julkaisutoimintaa. Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, sekä toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä. Seuran tarkoitus ei ole tuottaa voittoa.

3 Yhdistyksen jäsenet

Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä Helsingin yliopiston opiskelija. Yhdistyksen ulkojäseneksi voi hallitus hyväksyä myös kenen tahansa 18 vuotta täyttäneen luonnollisen henkilön ulkojäsenhakemuksen perusteella.

Yhdistyksen kokous voi kutsua yhdistykselle kunniajäseniä. Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta voi tehdä hallitus tai vähintään kymmenen yhdistyksen jäsentä yhdistyksen kokoukselle osoittamassaan pyynnössä.

Yhdistys voi periä jäseniltään jäsenmaksun, jonka suuruuden päättää yhdistyksen vuosikokous. 30.6. jälkeen liittyneiltä jäseniltä yhdistys voi periä loppuvuoden jäsenmaksuna vuotuista jäsenmaksua pienemmän summan, jonka suuruuden päättää yhdistyksen vuosikokous. Kunniajäseniltä ei voida periä jäsenmaksua.

Hallitus voi katsoa jäsenen eronneeksi, mikäli tämä ei ole maksanut kuluvan toimikauden jäsenmaksuaan 30.6. mennessä.

4 Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat syyskokouksessa valitut puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja, sekä syyskokouksen päätöksen mukaan 2-7 muuta varsinaista sekä 1-5 varajäsentä. Varajäsenet eivät ole henkilökohtaisia. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, mukaanlukien puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, on koolla. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide tai vaaleissa arpa.

5 Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja tai hallituksen määräämä henkilö, kukin yksin.

6 Tilit

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä hallituksen vuosikertomus on toimitettava tilintarkastajille vähintään kolme viikkoa ennen kevätkokousta.

Tilintarkastajien toimikausi on kalenterivuosi.

7 Toimikausi

Yhdistyksen toimikausi on kalenterivuosi.

8 Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava jäsenistölle viimeistään seitsemän arkipäivää ennen kokousta. Kokouskutsu kiinnitetään yhdistyksen ilmoitustaululle, ja lisäksi jäsenistölle ilmoitetaan sähköpostitse. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous tai hallitus niin päättää tai kun kymmenen prosenttia yhdistyksen jäsenistöstä sitä kirjallisesti vaatii. Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella jäsenmaksunsa maksaneella jäsenellä yksi ääni, myös ulko- ja kunniajäsenillä. Yhdistyksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista hyväksytyistä äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, mutta vaaleissa arpa.

9 Vuosikokoukset

Yhdistyksen syyskokous pidetään hallituksen määräämänä päivänä marraskuun aikana. Syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. Kokouksen avaus.
  2. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
  3. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus.
  4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
  5. Valitaan hallitukselle seuraavan vuoden puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja sekä kokouksen päätöksen mukainen määrä hallistuksen muita varsinaisia ja varajäseniä.
  6. Valitaan seuraavalle vuodelle yksi tilintarkastaja ja hänelle varamies.
  7. Päätetään seuraavan vuoden jäsenmaksujen suuruudesta.
  8. Vahvistetaan seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja tulo- ja menoarvio.
  9. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
  10. Käsitellään mahdollisesti esille tulevat ilmoitusasiat.
  11. Kokouksen päätös.

Kevätkokous pidetään hallituksen määräämänä aikana helmikuun aikana. Kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. Kokouksen avaus.
  2. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
  3. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus.
  4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
  5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto.
  6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja tili-ja vastuuvapauden myöntämisestä edellisen vuoden hallitukselle.
  7. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
  8. Käsitellään mahdollisesti esille tulevat ilmoitusasiat.
  9. Kokouksen päätös.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkun asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

10 Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään 75 % enemmistöllä annetuista hyväksytyistä äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta. Purkautuneen tai lakkautetun yhdistyksen varat päätyvät Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle (HYY).